COSTOS BASADOS EN ACTIVIDADES (COSTOS ABC)

 

INTRODUCCIÓN

Bajo la tecnología tradicional de distribución de costos indirectos, se realizan los prorrateos de costos de los centros de servicios a los centros productivos; sin embargo, los costos acumulados en los centros productivos son asignados a los productos o procesos normalmente con base en las horas máquina, horas hombre o unidades producidas; pero estas bases no reflejan con precisión los recursos consumidos por los diferentes productos o procesos.

La metodología de Costeo Basado en Actividades (Activity Based Costing) se basa en el hecho de que una empresa para producir productos o servicios necesita llevar a cabo actividades, las cuales consumen recursos, por lo que primero se costean las actividades y luego el costo de las actividades es asignado a los diferentes objetos de costo (producto, servicios, grupos de clientes y regiones, procesos, etc.) que demandan dichas actividades; de tal forma se logra una mucho mayor precisión en la determinación de los costos y de la correlativa rentabilidad. 

MÉTODO ABC

"El Método de "Costos basado en actividades" (ABC) mide el costo y desempeño de las actividades, fundamentando en el uso de recursos, así como organizando las relaciones de los responsables de los Centros de Costos, de las diferentes actividades"

Es un proceso gerencial que ayuda en la administración de actividades y procesos del negocio, en y durante la toma de decisiones estratégicas y operacionales

Las empresas no pueden seguir realizando tareas que no le generen valor, deben eliminarse todas aquellas tareas que entorpezcan o no ayuden al desempeño eficaz de los factores productivos, porque este valor es lo que le da el posicionamiento privilegiado o menospreciado que se tenga el mercado, medido esto por la calidad de sus productos, la eficacia de los servicios, los precios bajos , crédito remanente, etc.  

El sistema de costos basado en las actividades pretende establecer el conjunto de acciones que tienen por objetivo la creación de valor empresarial, por medio del consumo de recursos alternativos, que encuentren en esta conexión su relación causal de imputación.

Objetivo

Es la asignación de costos en forma más racional para mejorar la integridad del costo de los productos o servicios. Prevé un enfrentamiento más cercano o igualación de costos y sus beneficios, combinando la teoría del costo absorbente con la del costeo variable, ofreciendo algo más innovador.

¿Qué es el ABC?

El ABC fue generado como un método destinado a dar solución a un problema que tiene lugar en la mayoría de las organizaciones que utilizan el sistema tradicional de costeo, consistentes ello en:

1. La incapacidad de reportar los costos de productos individuales a un nivel razonable de exactitud.
2. La incapacidad de proporcionar retroinformación útil para la administración de la empresa a los efectos del control de las operaciones.

Por tales circunstancias, los directivos de las empresas que venden una variedad de productos y servicios toman decisiones cruciales para la marcha de la organización, como la determinación de precios, la composición de productos y la tecnología de procesos a aplicar, basándose en una información de costos notoriamente inexacta e inadecuada.

Los sistemas tradicionales de costos basan el proceso de “costeo” en el producto. Los costos se remiten al producto porque se presupone que cada elemento del producto consume los recursos en proporción al volumen producido. Por lo tanto, los atributos de volumen del producto, tales como el número de horas de mano de obra directa, horas máquina, cantidad invertida en materiales, se utilizan como “direccionadores” para asignar costos indirectos. Estos direccionadores de volumen, sin embargo, no tienen en cuenta la diversidad de productos en forma de tamaño o complejidad. No existiendo tampoco una relación directa entre el volumen de producción y el consumo de costos.

Al contrario de lo antes expresado, el Costeo Basado en Actividades basa el proceso de costeo en las actividades; lo cual implica que los costos se rastrean de las actividades a los productos, basándose para ello en la demanda de productos para estas actividades durante el proceso de producción. Por lo tanto, los atributos de las actividades, tales como horas de tiempo de preparación, o número de veces involucrados, se utilizan como “direccionadores” para asignar los costos indirectos.

Como el número de la actividad mide los incrementos utilizados, el ABC permite captar mejor los factores económicos subyacentes a la operación de la empresa, lo que permite obtener costos de productos más exactos.

ESTRUCTURA DEL ABC

¿Qué dio lugar al Sistema ABC?

Muchos gerentes entienden intuitivamente que sus sistemas contables distorsionan los costos de los productos, y hacen ajustes informales para compensar. Sin embargo pocos gerentes pueden predecir la magnitud y el impacto de los ajustes que deberían hacer.

Cabe identificar tres factores independientes pero simultáneos como las razones principales que justifican la necesidad y la práctica del ABC:

1. El proceso de estructura de costos ha cambiado notablemente. A principios del siglo veinte, la mano de obra directa representaba aproximadamente el 50% de los costos totales del producto, mientras que los materiales representaban un 35% y los gastos generales el 15%. Ahora, los gastos generales normalmente hacienden a cerca del 60% del costo del producto, con los materiales en el orden del 30% y la mano de obra directa en tan sólo un 10%. Obviamente, el empleo de las horas de mano de obra directa como base de asignación tenía sentido hace 90 años, pero no tiene validez dentro de la estructura de costos actual.

2. El nivel de competencia que confronta la mayoría de las firmas ha aumentado notoriamente. El entorno competitivo mundial y rápidamente cambiante no es un cliché, es una realidad perturbadora para muchas firmas. Conocer los costos reales de los productos es esencial para sobrevivir en esta nueva situación competitiva.

3. El costo de la medición ha bajado a medida que mejora la tecnología de procesamiento de la información. Incluso hace veinte años, el costo de acumular, procesar y analizar los datos necesarios para ejecutar un sistema de ABC habría sido prohibitivo. Hoy, sin embargo, estos sistemas de medición de actividades no sólo son financieramente accesibles, sino que una gran parte de los datos ya existen en alguna forma dentro de la organización. Por lo tanto, el ABC puede resultar sumamente valioso para una organización, porque proporciona información sobre el alcance, costo y consumo de las actividades operativas.

¿Qué beneficios y usos estratégicos pueden derivarse de esta información?

Podemos resumir las ventajas y beneficios de la aplicación del ABC en los siguientes puntos:

1) Permite la investigación sobre las causas que originan las actividades y a su vez los costes.

2) No plantea dificultades de implantación en cualquier tipo de organización.

3) Es compatible con el método de Costes Totales, o Full Costing, ya que de hecho se fundamenta en el cálculo del coste total.

4) Permite su adaptación tanto a los costes históricos como a los costes standard.

5) Facilita la eliminación de aquellas actividades que no generan valor.

6) Permite el cálculo “a priori” de actividades que se deseen incorporar, así como el impacto que las mismas producirían de llevarse a término.

7) Facilita la toma de decisiones estratégicas, ya que pone de manifiesto el nivel real de competitividad de la empresa, así como las posibilidades de éxito o fracaso frente a la 

competencia.

Fases para implementar el ABC

• El modelo de costeo ABC es un modelo que se basa en la agrupación en centros de costos que conforman una secuencia de valor de los productos y servicios de la actividad productiva de la empresa.

• Centra sus esfuerzos en el razonamiento de gerenciar en forma adecuada las actividades que causan costos y que se relacionan a través de su consumo con el costo de los productos. Lo más importante es conocer la generación de los costos para obtener el mayor beneficio posible de ellos, minimizando todos los factores que no añadan valor.

• Las actividades se relacionan en conjuntos que forman el total de los procesos productivos, los que son ordenados de forma secuencial y simultánea, para así obtener los diferentes estados de costo que se acumulan en la producción y el valor que agregan a cada proceso.

• Los procesos se definen como "Toda la organización racional de instalaciones, maquinaria, mano de obra, materia prima, energía y procedimientos para conseguir el resultado final".

• En los estudios que se hacen sobre el ABC se separan o se describen las actividades y los procesos, a continuación se relacionan las más comunes: 

- Actividades
- Homologar productos
- Negociar precios
- Clasificar proveedores
- Recepcionar materiales
- Planificar la producción
- Expedir pedidos
- Facturar
- Cobrar
- Diseñar nuevos productos, etc.
- Procesos
- Compras
- Ventas
- Finanzas
- Personal
- Planeación

- Investigación y desarrollo, etc.

FINALIDAD DEL MODELO ABC

Los estudiosos de este sistema tienen variadas teorías sobre la finalidad del modelo, dentro de las más utilitarias se pueden extractar:

• Producir información útil para establecer el costo por producto.
• Obtención de información sobre los costos por líneas de producción. 
• Análisis ex-post de la rentabilidad. 
• Utilizar la información obtenida para establecer políticas de toma de decisiones de la dirección. 
• Producir información que ayude en la gestión de los procesos productivos. 
• Instauración un sistema de costeo ABC en la empresa

BENEFICIOS DEL MODELO ABC

• Facilita el costeo justo por línea de producción, particularmente donde son significativos los costos generales no relacionados con el volumen. 
• Analiza otros objetos del costo además de los productos. 
• Indica inequívocamente los costos variables a largo plazo del producto. 
• Produce medidas financieras y no financieras, que sirven para la gestión de costos y para la evaluación del rendimiento operacional. 
• Ayuda a la identificación y comportamiento de costos y de esta forma tiene el potencial para mejorar la estimación de costos.                                                      
  A CONTINUACIÓN SE DETALLAN EJEMPLOS DE LOS DRIVERS MAS UTILIZADOS EN LA APLICACIÓN DEL SISTEMA DE COSTOS ABC:
   

  RECURSOS	DRIVERS
  MATERIAS PRIMAS (COSTO DIRECTO AL OBJETO DE COSTO)	* CANTIDAD * COSTO DE LOS MATERIALES
  MANO DE OBRA (COSTO DIRECTO AL OBJETO DE COSTO)	* COSTO DE LA MOD * HORAS DE MOD * HORAS DE MO * NÚMERO DE TRABAJADORES
  MAQUINARIA, EQUIPO Y TECNOLOGÍA	* HORAS MÁQUINA * COSTO DE LA MAQUINARIA, EQ. Y TEC. * TIEMPO DEL PROCESO * TIEMPO DE CICLO PRODUCTIVO
  EDIFICIO E INSTALACIONES FÍSICAS (CAPACIDAD)	* AREA OCUPADA EN METROS CUADRADOS POR ACTIVIDAD
  VEHÍCULOS	* COSTO DE LOS VEHÍCULOS * HORAS DE UTILIZACIÓN * KILÓMETROS RECORRIDOS
  SUMINISTROS	* CANTIDAD * COSTO DE LOS SUMINISTROS
  SERVICIOS PÚBLICOS	* CANTIDAD (SEGÚN TIPO DE SERVICIO)
  SISTEMAS DE INFORMACIÓN	* HORAS MÁQUINA
  IMPUESTOS A LA PROPIEDAD	* AREA OCUPADA EN METROS CUADRADOS

  
  
  
  

  ACTIVIDADES	DRIVERS
  COMPRAS	* # DE COMPRAS
  RECEPCIÓN DE INVENTARIOS	* # DE INFORMES DE RECEPCIÓN
  INGENIERIA	* HORAS DE INGENIERÍA, * # EMPLEADOS
  PLANEACIÓN DE LA PRODUCCIÓN	* # DE ORDENES DE PRODUCCIÓ * UNIDADES DE PRODUCCIÓN
  PRODUCCIÓN	* TIEMPOS DE PRODUCCIÓN
  CONTROL DE CALIDAD	* # DE INSPECCIONES
  ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL	* # DE EMPLEADOS
  PROCESAMIENTO DE DATOS	* # DE REGISTROS ALMACENADOS * HORAS HOMBRE
  ADMINISTRACIÓN DE BODEGAS	* # DE PIEZAS, DE MATERIA PRIMA
  CONTABILIDAD	* # DE TRANSACCIONES
  SERVICIO AL CLIENTE	* # DE CLIENTES
  MERCADEO	* # VISITAS A CLIENTES * # UNIDADES VENDIDAS
  TRANSPORTE Y DISTRIBUCIÓN	* # DE FACTURAS
  MANTENIMIENTO	* # DE EMPLEADOS * HORAS DE MANTENIMIENTO

LIMITACIONES DEL MODELO ABC

• Existe poca evidencia que su implementación mejore la rentabilidad corporativa. 
• No se conocen consecuencias en cuanto al comportamiento humano y organizacional. 
• La información obtenida es histórica. 
• La selección de cost-drivers y costos comunes a varias actividades no se encuentran satisfactoriamente resueltos.

El ABC no es un sistema de finalidad genérica cuyos outputs son adecuados sin juicios cualitativos.  En las áreas de control y medida, sus implicaciones todavía son inciertas.

 CONCLUSION:

Para poder competir en el ambiente de negocios de hoy, las empresas requieren contar con información sobre los costos y la rentabilidad total del negocio que les permita tomar decisiones estratégicas y operativas en forma acertada. Contar con este tipo de información de manera precisa y oportuna sirve de base a la alta dirección y a la gerencia de una empresa para buscar maximizar el rendimiento del negocio.

Si bien existe una fuerte necesidad de gestionar y asignar los gastos generales, los sistemas de contabilidad de costos tradicionales ya no son eficaces.

La implantación del ABC sirve a los efectos de lograr la reducción de costos, incrementar las utilidades, mejorar el desempeño y hacer factible la mejora continua.

VIDEOS EN YOUTUBE SOBRE LOS COSTOS ABC

• http://www.youtube.com/watch?v=ATmjchR6TyQ 
• http://www.youtube.com/watch?v=utdZ7sq_Tjo
•  http://www.youtube.com/watch?v=69aGU6PDfN